商事活动中的签字和盖章

日常民商事活动,离不开我们常讲的“真实意思表示”。“意思表示”的构成要件需满足意思表示真实、行为不违反法律及社会公共利益、形式合法等要求。意思表示的形式可以是口头的,也可以是书面的。俗话说“口说无凭,立据为证”,讲的就是契约当事人需要以“签字、盖章或按手印”来固定各方达成的协议内容。民商事活动主体之间的“据”于签字或者盖章之时得以“立”,并成为“证”。


一、签字、盖章的审核事项

民商事活动时,经常会遇到“法人”、“法定代表人”、“法定代表人的授权代表”、“公司员工的职务行为”的概念词语,签订合同时如不加以区分,会导致错误的法律后果。如何正确区分、准确使用至关重要。

(一)签字、盖章主体类型

1.法人。法律上拟制的人,与自然人相对的概念,是具有民事权利能力和民事行为能力,依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织。最常见的法人有“有限责任公司”和“股份有限公司”。

2.法定代表人。必须是法人组织的负责人,能够代表法人行使职权。法定代表人可以由经理担任,也可以由董事长、执行董事担任,这主要看法律或公司章程如何规定。

3.法定代表人的授权代表。由法定代表人指派代表法人对外行使民事权利和义务的自然人。授权代表的权利来自于相关的授权,是依照授权或代理关系而代表法人进行民事活动的授权代表。

4.公司员工的职务行为。

(二)签字、盖章合同相对方的审核

1.合同相对方签字、盖章为法人的,应提供营业执照副本、法定代表人身份证复印件并核对原件。

(1)审核公章与工商登记的名称是否相符;

(2)如果对方公章为法人的分支机构公章或内设机构,应要求其提供所属法人机构的授权书。

2.签字、盖章为自然人的,应提供身份证或其他身份证明复印件并核对原件。

(三)签字、盖章对方签约代表的审核

1.法定代表人签约。

(1)法定代表人签字;

(2)核对法定代表人与登记的是否相符。

2.其他签约代表签约。核对相关的合法、有效授权委托书及身份证明。

二、签字、盖章的法律效力

我国印章文化历史悠久且深入人心,在当今世界范围内都独具特色。在我国,印章就代表了公示公信,从其诞生之日起就有着代表相应身份和职权的作用。随着我国法治工作的进步和日趋完善,签字、盖章在我国广泛的商事活动中仍然扮演着重要角色。频繁的代表和代理活动在极大地促进现代商业社会繁荣的同时,也放大了道德风险,一旦处理不当就会给个人和企业造成极大损失。

(一)签字、盖章法律风险简述

1.签字。在现实生活中,名字是公民的符号,是公民意志与人格的形式表现。签字应注意以下问题。

(1)有人除了身份证上的法定姓名外,可能还有多个供他人称呼的名字,比如小名、笔名、乳名、别名、曾用名等,从法律角度考虑,使用法定姓名之外的名字有引发争议的可能,需进一步证明名字与行为人等同;

(2)现在社会流行艺术签名,一个识别不出字眼的签名在法律上不能明确行为人身份,故清晰可识别的签名是法律的必备要素。

2.盖章。在民事活动中,除公章外盖私章的也不计其数,因此与签名相比,盖章在法律上的风险是很大的。

(1)如果私章没有经过有关部门的备案登记不具有公信力;

(2)私章是与人分离的,不像签名因个人笔迹有别而“字如其人”,故盖下的私章是否代表本人的意思难以确定;

(3)私章容易伪造,当事人可能因此主张对方所述完全与己无关。

(二)签字人的法律效力

在合同上盖公章,并不能保证合同是有效的,还必须保证合同的签字人是对方的法定代表人或经法人授权的经办人。主要有以下几种情况。

1.签字人是公司的法定代表人。那么在签订合同之前,应要求提供法定代表人身份证明文件,营业执照副本或工商行政管理机关出具的法人资格证书。

2.仅系公司的业务人员。则还应让其提供公司及其法定代表人的授权委托书、合同书、业务人员自身的身份证明以及财产担保书等相关证明文件。

3.公司员工的职务行为。根据法人的内部规定担任某一职务,职权范围内的民商事活动无需授权。

对方的授权委托书应该由己方保存,以便在发生纠纷时作为证据。如果对方是加盖分公司、部门的印章或者是部门经理、业务人员等都需要明确的授权委托书。切忌仅凭对方提供的银行账户、合同专用章等不全面、不规范的文件就与其签订合同。同时也应该从根本上杜绝那种仅凭老关系、熟面孔或熟人的介绍就与对方签订合同的做法。合同相对方应加盖其单位的公章。或者相对方的经办人应提供加盖了其单位公章的签约授权委托书。

(三)签字、盖章的法律效果同异

大家在签订合同时通常都会用签字、盖章、按手印等方式来表达合同的有效性。我们面对这些合同时都会疑惑,这三者究竟有什么区别?哪个更靠谱?且在实践中,存在“签字无效”、“手印无效“或”盖章无效“导致的合同部分条款或全部条款无效。的情况发生,这是为什么呢?

1.当事人采用合同书形式订立合同的,自当事人均签名、盖章或者按指印时合同成立。由此可见,签字、盖章与摁手印,三者之间具有同等的法律效力。

2.对于法人来说,作为自然人的法定代表人,仅仅签字,有时难以辨别个人行为与法人行为,此时就需要综合考虑法定代表人是否是在公司业务范围之内履行职务行为等因素来判断。根据《民法典》第五百零四条规定,法人的法定代表人或者非法人组织的负责人超越权限订立的合同,除相对人知道或者应当知道其超越权限外,该代表行为有效,订立的合同对法人或者非法人组织发生效力。

3.看人不看章。有代表权或代理权的人盖章确认的合同,自然对公司具有约束力。根据《九民纪要》第四十一条的规定,因假章引起的纠纷,应当主要审查签约人于盖章之时有无代表权或者代理权,从而根据代表或者代理的相关规则来确定合同的效力,若有代理权或代表权,被代理人或被代表人应负责任。

4.无代表权或无代理权人加盖的公章,即便是真公章也不能产生合同有效的预期效果。盖章之人为法定代表人或有权代理人的,即便其未在合同上盖章甚至盖的是假章,只要其在合同书上的签字是真实的,或能够证明该假章是其自己加盖或同意他人加盖的,仍应作为公司行为,由公司承担法律后果。反之,盖章之人如无代表权或超越代理权的,则即便加盖的是真公章,该合同仍然可能会因为无权代表或无权代理而最终归于无效。

三、签字、盖章的其他注意事项

古时候,人们用按手印的方式表达自己对合约的认可。在如今,各类法律文件都要求本人签字来确定效力,如果是企业,还要在各种文件上盖上公司的公章。在签名、盖章前还需要注意相对方当事人是否在合同上签字或盖章,签字人是否法定代表人或其授权代表人,对方的法定代表人或负责人签字是否与营业执照上的名字一致,自然人对方的签字是否与身份证上的名字一致,合同签署部分对方当事人的盖章是否正确,授权代表的签字是否与授权书上受托人的名字一致,签署部分的签章及日期是否有缺漏、日期是否前后一致,合同文本及附件是否页签或加盖骑缝章。签名、盖章的注意事项主要有以下几类。

(一)签字、盖章瑕疵的法律风险

合同的签字、盖章除了满足当事人“真实意思表示”之外,只要其合同内容不违反法律规定、行政性法规的强制性规定,不损害社会的公共利益,该合同一般情况下就应当认定为有效。但还需注意以下瑕疵风险。

1.加盖的公章应清晰可辨,与相对方名称一致。

2.签署合同时,建议审查当事人身份是否为签约当事人本人,且推荐当场签字、按手印或盖章,避免“因他人冒充签字而导致”签约的合同效力待定或合同无效的法律风险。必要时,建议签约前,缔约方出示身份证原件并在合同附件中留存缔约方的身份证复印件。

3.签署合同的一方当事人为法人、合伙企业或其他组织的,建议代理人凭公司的授权委托签署协议,并且要求当事人落款签署代理人名字并加盖公章,避免“因代理人冒充公司私刻章、借用公章等情形下“导致签约合同效力待定或合同无效的法律风险。

4.鉴于法定代表人既可能代表公司行使民事权利,也可能是代表自身个人行使民事权利的特殊身份,故根据不同情形应分别对待。

(1)法定代表人代表公司行为,建议公司盖章并由法定代表人签字确认;

(2)代表法定代表人个人行为,则由法定代表人本人签字即可;

(3)代表法定代表人个人行为及公司行为的复合行为,也建议法定代表人签字并加盖公章。

5.缔约方签订合同时,应避免直接在空白合同中签名、盖章、按手印,以防范签约后空白合同内增加对己方不利的合同条款内容。

6.签订合同时,应留意书写落款时间,避免因倒签合同落款时间导致合同的真实履行存疑,最终导致上述争议通过司法鉴定程序来确定字迹形成时间。

(二)签字、盖章需注意的其他细节问题

1.签署多页合同时紧邻合同书最末一行文字签字盖章。

2.如正文完结时刚好遇分页,需紧贴正文最后一行注明“下页无正文,为签字盖章页”,并在签字盖章页第一行注明“本页无正文,为签字盖章页”。

3.签字加盖章,多页需加盖骑缝章。

4.有手动修改的,各合同方均需在修改处盖章。

5.有关介绍信、授权委托书、合同等文件上尽可能明确详细地列举授权范围,并明确越权后公司的处理方式及法律后果,以避免不必要的争议。

6.需要在法律文件上签字的,最好按照同时期惯常的书写方式完成签名,而不要刻意书写正楷等字体。如担心签名字体不清晰,可先打印或书写正楷姓名,再正常签字。

7.自然人签名时,应签署真名(现用名、法定姓名),并应签署全名。法律并未禁止当事人签名时使用简称,也未禁止使用曾用名、艺名、笔名、化名、小名或绰号以及画押、画圈等代签名,但这些签名方式可能增加发生争议时的举证难度。

8.重要的合同尽量面签。注意签字的对应关系。

9.代理人应签署自己的姓名,但应注明被代理人是谁。

10.自然人的私章对外不具有公示效力。在私章所代表的一方否认该私章为其所有或盖章行为是其所为时,应由主张合同关系成立的一方举证证明该枚私章为对方所有以及盖章的行为为对方所为或对方委托他人所为。

11.自然人签名如系伪造,则对其不发生法律效力,应由行为人自负其责。但如能证明该自然人知晓且未表示反对,则发生与本人签名相同的后果。印章伪造或变造如系当事人自身的行为,则亦能代表其意思表示。

12.签字或盖章,一般构成意思表示的有效证明。有时,也可代表当事人确认某一事实。

13.捺印与签字具有相同法律效力。捺印与签字、盖章,在位置上应尽量靠近,但最好不要相互覆盖。

14.签约时间应写到具体日期,即注明年月日。多人签字时,最好签章时间相同。如果不同,应以最后签章时间作为合同成立时间。

15.正式文件签署宜使用钢笔或签字笔,不宜使用铅笔。

16.法律文件盖章时,要区别公章、合同专用章、财务专用章等印章类型。

17.使用电子签章需事先约定,并在法律允许的范围内使用。请注意确定电子签章的可靠性。

18.加盖公司印章,即便违反印章管理规定或者未经股东会决议等程序,一般也不会影响印章应有的法律效力。

19.个人伪造公司印章,通常不会对公司发生效力,但在构成表见代表或表见代理应予例外。表见代表或表见代理制度对于交易安全的保护,仅适用于善意的相对人。

20.伪造印章,可能承担民事、行政、刑事等方面的不利后果。

21.公司印章应按照法律规定,在当地公安机关指定的刻章单位刻制。未按规定刻制的印章,经企业确认或使用,亦可发生效力。

22.企业尚未正式成立,经发起人股东授意刻制的印章具有法律效力,相关法律责任由成立后的企业承担。

23.公司印章归公司所有,由相关工作人员根据公司授权保管使用。公司使用多枚印章,或者使用作废的印章,均不能单纯以此为由否定公章的效力。

24.公司印章使用违反章程或公司管理规定,并不影响公章对外的效力,但相对人知晓或恶意的除外。故印章管理人员的审慎确定及管理规定的严格执行非常重要。

25.加盖印章的空白合同书等资料,可能构成法律意义上的授权证明,故原则上不能提前加盖印章于空白处。

26.他人私刻单位印章实施经济犯罪行为的,单位有印章管理不当等过错的应当承担赔偿责任。

(三)实践中,签字盖章的风险应对措施

1.合同仅盖单位公章,没有法定代表人签字的效力。若当事人约定“合同自双方盖章并经法定代表人签字之日生效”,则两条件必须同时具备方为有效;若当事人约定“合同经双方盖章或法定代表人签字之日起生效”,则仅加盖公章即具法律效力;若当事人对此没有约定,同样仅加盖印章即为有效。

2.仅有法定代表人或代理人的签字,合同未加盖公章的。只要有证据证明法定代表人或代理人是以公司名义而非自身名义签订合同的,就应认定为是公司行为,由公司承担法律后果。

3.印章的种类与文件的种类是否必须要相匹配。我国印章种类繁多,常见的有公章、财务章、合同专用章、发票专用章。原则上,印章的种类与文件的种类要相匹配。之所以不认可超出印章特定用途的盖章行为的效力,本质上并非印章本身代表了某种意思表示,而是因为盖章之人缺乏代理权。反之,如果盖章之人确有代理权的,即使超出印章的使用范围,亦不宜认定合同无效。所以,印章须与文书种类相匹配的要求,并非绝对。即使考虑此种要求,实务中仍需要考虑交易习惯,尽可能保护相对人的合理信赖。借款合同加盖公司项目资料专用章固然不太符合交易习惯,但如加盖的是财务章,似亦在情理之中。故在匹配度的认定上,还要根据通常的交易观念从宽予以认定。

4.能否以与备案公章不符为由就认定某一枚公章是假公章。司法实践中,公司通常以涉案的某一枚公章为假公章为由提出合同不成立或无效的抗辩,理由则往往是与备案公章不符。就民商事审判来说,更多地涉及工商管理部门的备案问题。公司使用备案过的公章,即使该公章实际上已经废弃不用了,只要相对人信赖该枚公章仍在使用的,法律就要保护此种信赖,因为要求相对人在任一交易活动中都去核查公章的真伪,是不符合交易习惯的,因此,相对人不应负有审核某一公章是否为备案公章的义务。

此外,关于举证问题,如果公司使用备案公章以外其他印章,法院不能以相对人未尽审核义务为由,就认定公司的该枚公章为假公章,因为就一般民商事活动而言,不可能也没有这种必要去审查交易相对人的备案公章,除非公司能够举证证明该枚公章确实是伪造的、废弃不用的公章。当然,相对人也可以通过举证证明公司使用的该枚备案公章以外的公章,曾在此前的交易中或者在与其他的交易中使用过等事实,证明该枚公章就是公司的公章。

5.如何规避用电子印章签约交易的法律风险。我国的电子签名法颁布之后,从理论上讲,为了保证电子文书的真实性,采用电子签名技术已经很充分,但需视情况注意。

(1)可以先确认对方使用的电子签名系统是否已经取得了电子认证服务资质的有关证书,如已取得相关证书,可以认为对方使用的电子签名系统里面的电子签名在中国法律框架下是可靠可信的,可以在该系统下申请电子签名。

(2)如对方系统不符合上述规定的条件,且被要求使用电子签章的企业也愿意使用该电子签名,建议先行了解对方系统具体操作模式,电子签名的原理和数字证书的内容,确定电子签名的安全性以及相关文件有无被篡改的可能,如果相对安全,则可以先和对方就使用电子签名签约问题签订纸质备忘录,明确签约使用的系统、电子签名的样式等信息,在此情况下,双方以电子签名签约,也是有效的。

写在最后

合同不规范,容易吃大亏。风险管理,没有最好只有更好。风险管理无小事,细节决定成与败。风险管理,从签字盖章做起。风险时时在,签章须谨慎。

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